Microsoft To Do es un planificador de tareas inteligente que cuenta con diferentes funciones para hacer más fácil el día a día, organizando las tareas pendientes de una forma muy visual. El procedimiento es sencillo: se añaden las actividades a realizar y aquellas que se van haciendo, se van tachando de la lista. De todas las tareas, se pueden destacar las más importantes o añadirle la etiqueta de ‘planeado’ (para actividades de los próximos días o semanas).
Por otro lado, la herramienta permite crear listas con las tareas, agregar los pasos necesarios para llevarlas a cabo o hasta marcarle una fecha de vencimiento (encontrarás todos los detalles en este artículo). Pero para sacarle aún más provecho a este planificador inteligente mostramos cinco trucos y consejos para maximizar su uso y gestionar el tiempo de forma eficiente en el día a día en el aula.
Trucos y consejos para gestionar el tiempo con To Do
Los objetivos primordiales de esta plataforma es aumentar la productividad, crear hábitos diarios y establecer prioridades entre las tareas a realizar durante la jornada laboral. Estos trucos y consejos ayudan a llevarlo a cabo.
- Anclar la herramienta a la barra de tareas. To Do se utiliza todos los días, por lo que no está de más tenerla siempre a mano en el escritorio del ordenador. Y una manera fácil de tenerla siempre a la vista es anclarla a la barra de tareas. Para ello, se hace clic en el icono de la herramienta y con el botón derecho del ratón se selecciona ‘anclar a inicio’.
- Interacción desde Outlook. También se puede usar desde el sistema de exchange online de Microsoft. En Outlook se pueden marcar los correos como ‘tareas’ a las que prestar atención (lo explicamos en este artículo). Pues bien, todas esas tareas se sincronizan automáticamente con To Do, lo que permite tenerlas localizadas en la herramienta como ‘misiones’ importantes que hacer durante el día. También, y si se necesita abrir de nuevo determinado correo, es posible hacerlo desde la propia herramienta, abriéndola en Outlook.
- Planificar los avisos del día. Además de repetir las tareas anotadas en el apartado ‘Mi Día’ de forma diaria, semanal, mensual o anual, la app móvil de To Do permite que recordemos a qué hora queremos empezar a planificar el día. Es posible configurar los avisos en la ‘Configuración’ de la aplicación, ‘Notificaciones’, ‘Planear los avisos del día’. De este modo, el móvil te avisará a través de una notificación.
- Hacer listas compartidas. Las listas de tareas resultan muy útiles en esta herramienta, sobre todo si se utiliza para el día a día profesional y personal. No obstante, To Do también permite hacer listas compartidas con compañeros de trabajo o familiares. Resulta una forma de colaboración fácil y cómoda. Una vez creada la lista (en la parte inferior del panel izquierdo, en ‘Nueva lista’), se hace clic en el icono ‘compartir’ que aparece en la parte superior derecha de la lista, se selecciona ‘crear vínculo de invitación’ y ‘copiar vínculo’ para enviarlo por correo electrónico a la persona o grupo de personas con las que se quiere compartir esa lista de tareas.
- Cambiar el ‘color’. Aunque, por defecto, las herramientas y aplicaciones cuentan con un tema de color claro de forma predeterminada, en To Do es posible cambiarlo a un tono oscuro si se desea, ya que son muchas las personas que trabajan mejor con este tema de fondo. Resulta sencillo llevar a cabo el cambio: en ‘Configuración’, ‘Tema’, ‘Tema oscuro’.
- Repetición de tareas para objetivos a largo plazo. Si hay una tarea importante a largo plazo, la herramienta permite repetirla cada día y agregarla a ‘Mi día’ cuando se abra cada mañana. De este modo, se le dedica una parte del día a dicha actividad para ir haciéndola poco a poco.
- Activar notificaciones. Ofrece notificaciones ‘push’ con las que avisar de las tareas que vayan a vencer hoy o las que han sido agregadas a ‘Mi día’ y no han sido completadas. Es en la configuración de la herramienta dónde se pueden personalizar dichas notificaciones. De esta manera, siempre se tiene en mente las actividades que realmente son importantes.
- Arrastrar elementos rápidamente. Otra opción interesante es la de poder arrastrar el texto de una ventana o página web a To Do. Con la función ‘drag and drop’, tan solo hay que arrastrar el contenido de una web o de otra aplicación a la herramienta y crear una tarea de forma automática en To Do. Y es válido tanto para el ordenador como la tablet. En el caso del dispositivo móvil, hay que utilizar el modo de pantalla dividida para arrastrar el contenido deseado a To Do.
- Añadir iconos a las listas. La productividad en el trabajo depende, en gran medida, de la organización visual de las actividades que se tengan pendientes en la herramienta. Por ello, en las listas se pueden añadir iconos que representen el tema de la misma para que con un simple vistazo, se conozca el contenido de la lista.
- Programar recordatorios para descansar. Los recordatorios de To Do resultan muy útiles para tener en cuenta todas las tareas a realizar de forma urgente o aquellas que están pendientes y que no hay que perder de vista, pero también resultan útiles para establecer descansos durante la jornada, pasear unos minutos o relajarse. Y es que hacer descansos periódicos puede aumentar la productividad y la creatividad, además de reducir el estrés y la fatiga mental.