El servicio de almacenamiento de Microsoft permite a los usuarios guardar, editar o acceder a archivos desde cualquier dispositivo. Mostramos once funciones que mejorarán aún más la experiencia de usuario.
OneDrive es el servicio gratuito de almacenamiento en la nube de Microsoft que permite a los usuarios guardar, editar o acceder a archivos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Viene instalado por defecto en los equipos con Windows 10 (aunque dispone de una app de sincronización para dispositivos Mac), cuenta con la integración total con Microsoft Office Online y esconde una gran variedad de funcionalidades que facilitan el trabajo colaborativo en línea, así como otras que enriquecen la experiencia de trabajo, útiles tanto para el sector profesional como el educativo. ¡Te contamos las mejores funciones de OneDrive!
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Permite predefinir un grupo de personas del entorno familiar y luego compartir archivos, fotos, videos y álbumes con ellos. Pueden ser familia, amigos, antiguos compañeros de trabajo o cualquiera con quien se quiera estar conectado. Para compartir con el grupo hay que seleccionar el archivo o carpeta, hacer clic en ‘Compartir’, y seleccionar el nombre correspondiente.
Las notificaciones mantienen al tanto de los cambios, pero también pueden suponer una distracción. Cuando el usuario necesite concentrarse, puede desactivarlas para archivos individuales. Esto solo afecta a ese documento, no a toda la librería de ficheros. Para ello, es necesario hacer clic con el botón derecho en el icono OneDrive, situado en la bandeja del sistema de la barra de tareas y seleccionar ‘Configuración’. Allí aparece una casilla para habilitar o deshabilitar las notificaciones.
Posibilita la sincronización de lectura y escritura de librerías compartidas que contienen los metadatos requeridos, lo que permite a los usuarios editar contenido en sus librerías sincronizadas mientras trabajan desde sus equipos de escritorio.
Especialmente útil para usuarios que trabajan con documentos grandes, como 3D o CAD, Microsoft ha incrementado el límite de tamaño de carga de archivo pasando de de 15 GB a 100 GB en OneDrive y SharePoint. La sincronización diferencial ayuda a acelerar el proceso para estos materiales, ya que solo se sincronizan las partes que cambiaron, en lugar de todo el archivo.
Cuando el usuario vaya a compartir un archivo dentro de Teams, tiene la opción de crear enlaces que brindan acceso a cualquier persona, gente dentro de su organización, gente con acceso existente, o personas específicas, incluidos aquellos en un chat privado o grupal.
Si se accede o se trabaja en un archivo desde un navegador, se pueden compartir los enlaces copiados desde la barra de direcciones del navegador con sus compañeros ‘internos’, siempre que la función sea habilitada por el administrador.
Esta función ayuda a acceder al almacenamiento sin tener que descargarlo todo y ocupar espacio en el dispositivo. En los equipos Windows viene instalada, pero es necesario activarla haciendo clic en la nube azul o blanca del programa en el área de notificación de Windows en el extremo derecho de la barra de tareas. Al hacer clic en el símbolo de ajustes / configuración (un engranaje) aparecerá una ventana nueva y, en la pestaña ‘configuración’, hay que marcar la casilla ‘Ahorre espacio y descargue los archivos cuando los use’ y, finalmente, ‘aceptar’.
A partir de ese momento, los archivos que se encuentren colgados en Internet tendrán un símbolo de una nube al lado y solo se podrán acceder a ellos cuando el dispositivo esté conectado a la Red.
Si por el contrario, se desea tener algún archivo siempre a disposición del usuario, al hacer clic con el botón derecho sobre el archivo, hay que marcar la opción ‘Mantener siempre en este dispositivo’.
Para evitar los problemas derivados del trabajo colaborativo online en un documento (como pérdida de datos o duplicados), existe la herramienta ‘Control de cambios en línea’. Una vez el archivo se haya creado, se guarda en OneDrive y se comparte por email a las otras personas que vayan a colaborar. Podrán acceder a él en Word online y editarlo tanto ahí como en el programa instalado en el equipo si lo tuviesen. Los usuarios tendrán que ir a la pestaña ‘Revisar’ y activar ‘Control de cambios’. De esta forma, cada vez que alguien modifique el texto y lo guarde, el siguiente usuario podrá ver los cambios añadidos, aceptarlos o rechazarlos.
Microsoft permite hacer una copia de seguridad de carpetas importantes (Escritorio, Documentos e Imágenes) de modo que estén protegidas y disponibles en otros dispositivos. Pero para empezar a sincronizar es necesario descargar la aplicación de sincronización de OneDrive e iniciar sesión con una cuenta personal, una cuenta profesional o educativa. Para realizar la copia de seguridad, tan solo es necesario ir a ‘Configuración’, ‘Copia de seguridad’, ‘Administrar copia de seguridad’, seleccionar las carpetas deseadas y hacer clic en ‘Iniciar copia de seguridad’.
Para quienes prefieran usar la interfaz de usuario más oscura, cuentan con la opción ‘modo oscuro’ (solo) para la versión web de OneDrive, que reduce los síntomas de fatiga ocular y consume menos energía. El tema se puede activar directamente desde el panel de configuración en la página de inicio.
Al igual que OneDrive se integra con Office, también lo hace con Skype, la herramienta de comunicación para chats, llamadas y videoconferencias por Internet. Con el complemento de OneDrive es posible compartir archivos y fotos con otras personas en Skype a través de un vínculo. Al entrar en el chat en el que se quiera compartir algo se selecciona el menú ‘Complementos’ (aparece un símbolo ‘+’ en dispositivos móviles y tabletas o ‘...’ en escritorios). Hay que pulsar el botón ‘OneDrive’, seleccionar el archivo que se quiera compartir y hacer clic en ‘Enviar’. Cualquier persona con ese enlace podrá acceder al archivo compartido.
