Los datos personales recogidos por los centros educativos deben ser tratados con sumo cuidado, tanto en su almacenamiento como en su uso. La Asociación Española de Protección de Datos (AEPD) ha elaborado un decálogo de consejos con los que quiere ayudar a los colegios a manejarlos de forma óptima.
Uso adecuado de los datos personales en centros educativos
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Guardar bien los datos
Los centros educativos recaban, cada año, los datos personales de los alumnos y los padres que incluyen desde el nombre completo o el número de DNI hasta los dígitos de la cuenta bancaria. Esta información sensible debe ser tratada con sumo cuidado tanto por el personal docente como por el equipo directivo y el administrativo, los cuales velarán por la privacidad y la intimidad de los afectados, sobre todo si estos son menores de edad.
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Formar en el tratamiento de información sensible
Tanto las administraciones como los colegios, institutos y universidades a los que se les proporcionan los datos personales, se convierten en responsables de ellos y de su buen uso. Una tarea para la que su personal ha de formarse debidamente y de forma continuada. Deben conocer los principios básicos sobre su tratamiento así como las mejores formas para llevarlo a cabo.
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Informar debidamente a las familias
La cesión de datos personales por parte de las familias no incluye ninguna prohibición relativa a su tratamiento, siempre que éste sea con fines educativos. Aun así, los centros educativos deben comunicar a los padres, en un lenguaje claro: la existencia de un fichero en el que se almacenan; la finalidad para la que se requieren; sus destinatarios y los derechos de los interesados (y dónde pueden ejercerlos).
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Advertir de cualquier uso no educativo
En el caso de que los datos personales recabados se necesiten para temas ajenos a la educación, los centros han de informar a los afectados, de forma clara e inmediata, de las finalidades de uso. Así serán conocedores de la toda información necesaria para poder aceptar, o rechazar, la cesión de dicha información sensible.
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Conocer las herramientas TIC a utilizar
Las TIC se han hecho fundamentales para los centros educativos, lo que hace que tanto el equipo directivo como el docente deban conocer al detalle aquellas que se van a utilizar en el centro. Esto incluye, además de su uso, la política de privacidad y las condiciones de uso. En el caso de que alguna no ofrezca información sobre el tratamiento de datos personales, o esta no encaje con los estándares establecidos, deberán rechazarla y optar por otra.
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Dotar al docente de material de apoyo sobre las TIC
La información sobre las TIC requerida por los docentes debe ser proporcionada por el centro educativo. Éste, debe ofrecerles protocolos, instrucciones, guías o recomendaciones que les ayuden a formarse en aquellos recursos que, finalmente, hayan sido aceptados e implementados en el aula.
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Potenciar una comunicación fluida
La comunicación que se establezca entre el profesor y el alumno debe ser continua y clara. Para ello, es necesario que se utilicen los medios dispuestos por el centro educativo (plataformas educativas, correo electrónico…).
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No utilizar plataformas de mensajería instantánea
El uso de apps de mensajería instantánea, como Telegram o Whatsapp, no se recomienda ante la carencia de un sistema que garantice la seguridad de los datos compartidos en las conversaciones. Únicamente se aconseja usarlos en los casos en los que la situación del menor sea comprometida y se necesite, urgentemente, contactar con los padres.
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Respetar la intimidad a los demás
El docente debe ser precavido a la hora de subir a Internet los contenidos impartidos en el aula. Del mismo modo, ha de enseñar a sus estudiantes a valorar su privacidad y la de sus compañeros, lo que conlleva no compartir imágenes ni cualquier otro material de ellos sin su consentimiento. De esta forma, se evitarán casos de ciberacoso, grooming, sexting o violencia de género.
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Solicitar permiso para grabar en eventos educativos
A la hora de elaborar un evento en el centro educativo, sus responsables deben solicitar la autorización de los padres para la realización de fotografías o la grabación de imágenes en vídeo, tanto para un uso personal y doméstico como institucional.