SharePoint como punto de encuentro para docentes y alumnos

En el entorno educativo tenemos muchas herramientas para dar contenido a nuestras clases, incluso para generar herramientas pedagógicas muy potentes. De lo que se habla menos es de aquellas plataformas que permiten que un centro educativo funcione como un reloj. Y es que para una escuela no sólo es importante lo que ocurren en el aula; también aquello que ocurre fuera: la gestión, administración y compartición de la información.
En este apartado se incluye todo aquello que el propio centro de educación cree como marca propia y genere una forma única de apoyar a sus componentes, incluido un lugar donde profesores y alumnos puedan localizar recursos, herramientas, solicitar servicios, compartir y contactar con otros miembros de la comunidad educativa.
Todo esto se consigue gracias a la plataforma que incluye Office365 llamada SharePoint: más que un universo es un ‘bigbang’ generador de multiversos y realidades gracias a las que funcionan otras aplicaciones como OneDrive o Teams.

Cosa del pasado

Quizá os suenen todos estos ejemplos:

• “Te lo dije el otro día en el pasillo”: ¡Se acabó! Nunca más nadie te lo dirá por el pasillo, ni te llamará por teléfono ni te escribirá un mail.
• “Mira el Excel Que te envié”: ¿En serio? ¿Tengo que buscar un Excel desactualizado, infectado de virus y con una versión no compatible?
• He puesto en mi OneDrive el PowerPoint con los gráficos de absentismo escolar del mes pasado: ¿Es broma? ¿En ‘tu’ OneDrive? ¿Un PowerPoint que no está actualizado?
• He hecho copia de seguridad de los archivos de administración en el disco USB: Publica tus datos en el container de la basura, ya que es exactamente lo mismo.

Los beneficios

Si todas estas situaciones anteriores te suenan, disculpad mi sarcasmo educativo; necesitáis un SharePoint en vuestra organización. Estas son algunas de las razones.

• Capacidad de crear formularios personalizados, con diferentes visualizaciones. Formularios que a su vez ‘disparan’ flujos de trabajo que interactúan con los campos de esos formularios. Con Flow y SharePoint Designer podemos crear aplicaciones muy potentes, y con PowerApps tenemos capacidad de personalizar visualmente nuestros formularios.
• Zona segura de almacenamiento. Diferentes bibliotecas de documentos, todas ellas con capacidad cuasi ilimitada (5 TB) con:
  • Control de versiones, como mínimo 500 versiones de un archivo. Eso significa que cada vez que guarda una modificación genera una versión nueva del fichero.
  • Capacidad de restaurar el archivo hasta 30 días después.
  • Seguridad: acceso de usuarios a nivel de biblioteca, de carpeta y de archivo. Además de la seguridad del sitio de ShaPoint donde se encuentre esa biblioteca.
• Centralización de la información. Al crear una intranet escolar, todo el profesorado sabe donde ir a buscar por ejemplo:
  • Formularios de todo tipo:
    • Solicitud de Material de Compra
    • Solicitud de Asistencia del TIC
    • Solicitud de Fotocopias
  • Gestiones administrativas:
    • Control de impagados
    • Control financiero
    • Altas y bajas del profesorado
    • Movimientos de alumnado
  • Reservas:
    • Reservas de aulas, vehículos, dispositivos
  • Encuestas: de satisfacción, de servicio, etc…

Punto de encuentro

En definitiva toda una intranet donde la información fluya a quien deba fluir, donde sea el punto de encuentro de todos aquellos profesores y/o alumnos. Nunca más no sabrás dónde recurrir, todo estará bien escrito y accesible y sumando la potencia de PowerBI, podremos sacar información en tiempo real gráfico sobre nuestros datos. Ah, por cierto… ¡Todo es gratis!