Gestionar las llamadas telefónicas de un centro educativo puede resultar una tarea tediosa, sobre todo si el volumen es muy elevado. Para facilitar este trabajo es posible recurrir a un sistema IVR (Respuesta de Voz Interactiva), una solución de telefonía que permite interactuar con las personas que llaman a la centralita del centro a través de menús de voz: “pulsa el 1 si deseas hablar con dirección”, “pulsa el 2 para hablar con administración”… De esta manera, es posible distribuir eficazmente las llamadas entrantes directamente al servicio deseado sin necesidad de intervención alguna.
Pero no es su única función. También es posible desviarlas a números externos, en el caso de que el responsable no se encuentre en el centro en ese momento, o reproducir anuncios de voz previamente grabados pensados para ofrecer respuestas a las preguntas más frecuentes como horarios, eventos, tutorías… Además, un sistema IVR cuenta con otras posibilidades más avanzadas como la grabación de las llamadas, la creación de mensajes hasta en 16 idiomas diferentes o establecer encuestas automáticas para verificar el grado de satisfacción de los clientes.
Y es que son varios los beneficios que trae consigo instaurar este tipo de tecnologías: contar con un menú de voz interactivo bien configurado dirige a los clientes exactamente según sus necesidades y evita conversaciones innecesarias. De igual manera, ayuda a no colapsar el contestador con un gran volumen de llamadas gracias a las distintas opciones presentes en el menú. También mejora la imagen profesional del centro, ya que ofrece a los clientes un menú interactivo inmediato que muestra la capacidad de responder a su solicitud de forma sencilla, automática y de calidad.
Así puedes configurar el sistema IVR
Para configurar y utilizar este tipo de tecnología en el centro educativo no es necesario contar con infraestructuras físicas, especialistas, ni un software independiente. El primer paso es inscribirse a un plan de telefonía como el de Ringover y crear una cuenta. Una vez iniciada la sesión, se accede al panel de control del supervisor. Allí, el centro configura el horario de apertura de su IVR en función de si opera 24 horas o en horario limitado. También puede configurar el menú IVR, con el cual visualizar y diseñar flujos de llamadas simples y complejos para obtener el resultado deseado. Por último, solo hay que grabar y personalizar los mensajes de voz a través de un estudio online.
Una vez en funcionamiento, el centro podrá acceder a un informe de las teclas utilizadas por sus clientes con el fin de refinar y modificar su software del sistema IVR para optimizar el proceso. Por ejemplo, si una tecla nunca es utilizada, puede decidir si es necesario eliminarla. De igual manera, podrá acceder a estadísticas detalladas de las llamadas para analizar el rendimiento de cada interacción: tasa de respuesta, duración media de la llamada, tiempo medio de respuesta… y utilizar estos indicadores para mejorar la gestión de tus llamadas entrantes.